Verhuishandboek deel 2


2. Huisvestingsteam

Het team van de huisvesting is het beste op te delen in het volgende systeem, bestaande uit een projectgroep en een stuurgroep.


De projectgroep word vertegenwoordigd door de projectmanagers uit de verschillende afdelingen. Taken van de projectgroep zijn: het duidelijk vastleggen van de bedrijfspolicy, het vergaren van informatie, het opstellen van offertes, het vergelijken van offertes, het onderhandelen over voorwaarden en contracten en het (laten) accorderen van uitvoeringscontracten. 

De stuurgroep  wordt meestal vertegenwoordigd door de algemeen directeur, de financieel directeur en de bedrijfsjurist. De verantwoordelijkheid om essentiële zaken in het herhuisvestingproces te beslissen ligt meestal op directieniveau.

Het gaat hierbij vaak om kritieke beslissingen zoals de goedkeuring van de geografische ligging en kantoorlocatie, ontwerpprincipes, planningen, budgetten, uitbesteding van opdrachten en ondertekenen van contracten.   Na het vaststellen van het huisvestingteam worden de vereisten voor het nieuwe kantoor geformuleerd. De stuurgroep dient integraal betrokken te worden bij dit proces om missers te voorkomen. Wanneer een projectmanager bijvoorbeeld niet op de hoogte is van bedrijfsstrategische plannen kan het traject een verkeerde wending krijgen. Verhuizing, groei en uitbreiding zijn zowel kostbaar als tijdrovend. Daarom is het verstandig om genoeg ruimte te huren of te reserveren voor de komende 5 tot 10 jaren na de verhuizing. Door nu al een groei- of krimpstrategie te bepalen bespaart u later zowel tijd als geld.

 

1. Bepaal wie en wat er gaat verhuizen.
Vraag de afdelingshoofden om een opgave te doen van de totale ruimtebehoefte voor het personeel en de apparatuur. Deze opgave dient te worden gebaseerd op de vermoedelijke ruimtebehoefte voor minimaal 5 jaar.

2. Anticipeer op de ruimtebehoefte.
Om de nodige vierkante meters voor het nieuwe kantoor te kunnen berekenen, moet een inventarisatie worden gemaakt van het aantal personen in uw huidige kantoor.
Bepaal daarna het bruto verhuurbaar oppervlak (BVO) waarover uw bedrijf op dit beschikt.
Deel tenslotte de \'BVO\' door het aantal personen. Het resultaat is het huidige, gemiddelde ruimtegebruik per persoon. Het gemiddelde ruimtegebruik per persoon verschilt per bedrijfssoort: 8,5 - 32,5 vierkante meters. De meeste bedrijven hebben een gemiddelde tussen 18 en 23 vierkante meters per persoon. Uiteraard wordt uw ruimtebehoefte bepaald door de aard van uw bedrijf.
Als u twijfels heeft over uw berekende gemiddelde kunt u overwegen om eerdergenoemde gemiddelden te hanteren bij het bepalen van de ruimtebehoefte voor uw nieuwe kantoor.

3. Definieer het type en de aard van het nieuwe kantoor.
De beste methode hiervoor is het opstellen van een \'kantoorvereisten\'- checklist en deze vervolgens te gebruiken bij het vergelijken van de verschillende locaties. Dit document dient in ieder geval het volgende te omvatten:

  • de locaties die het meest tegemoet komen aan uw bedrijfsdoelstellingen;
  • een schatting van de vereiste ruimtebehoefte;
  • een fysieke beschrijving van de ruimtebehoefte en -voorkeuren, zoals grote ruimten, speciale stroom voorzieningen, 24-uurs toegankelijkheid, beveiliging;
  • een streefdatum voor de feitelijke verhuizing;

 


4 gevonden, waarvan 4 getoond.

8 december 2014 Verhuishandboek deel 2
2. Huisvestingsteam Het team van de huisvesting is het beste op te delen in het volgende systeem, bestaande uit een projectgroep en een stuurgroep.
3 december 2014 Hulp bij verhuizen Deel 1
 1. Hoe vind je een nieuwe bedrijfslocatie? Bij het verhuizen met je bedrijf of na de beslissing om te gaan verhuizen komt voor veel ondernemers een tijd van organiseren checklists en veel stress. Helemaal niet nodig, in deze reeks stellen wij de juiste vragen om een makkelijke verhuizing te krijgen. 
7 juli 2014 Waarom is Pandvinder op aarde?
Wat is het grote verschil tussen pandvinder en alle makelaars en aanbodsites?
7 juli 2014 Pandvinder: het nieuwe platform voor zakelijke huurders
Hoe kan het dat je ondanks de moderne techniek als kleine ondernemer geen inzage hebt in het complete aanbod van panden?

4 gevonden, waarvan 4 getoond.

Laatste 5 nieuwsartikelen